Perubahan Organisasi Menjadi Learning Organization

Menurut Sangkala (2007), tujuan mendasar dari knowledge management adalah mendorong terciptanya knowledge sehingga knowledge tersebut memberi kemampuan kepada perusahaan untuk senantiasa memiliki daya saing. Knowledge, pengalaman dan kreativitas karyawan hanya akan terbentuk bila karyawan diberikan kesempatan untuk melakukan pembelajaran (learning).

Sumbangsih learning organization dalam knowledge management ada pada upaya menfasilitasi seluruh komponen perusahaan untuk gemar menciptakan knowledge melalui aktivitas belajar. Knowledge yang tercipta melalui proses belajar selanjutnya dapat dibagi dan ditransfer ke berbagai tingkatan dalam perusahaan. Dorongan untuk senang menciptakan knowledge dan berbagi knowledge diperoleh melalui perubahan pola berpikir, perilaku dan tindakan yang terungkap melalui aktivitas pembelajar.

Jadi dapat disimpulkan untuk menciptakan learning organization dibutuhkan konsep mengenai change management dalam kerangka kerja knowledge management yang ditujukan untuk mengubah pola kerja, pola pikir dan tindakan para karyawan sehingga berbasiskan pada orientasi knowledge. Berikut ini gambar yang menjelaskan mengenai perubahan dari organisasi yang belum berorientasi pada knowledge menjadi sebuah learning organization yang mengacu pada teori Knowledge Management Assessment Tool (KMAT) yang dikembangkan oleh Arthur Andersen.

Gambar Knowledge Management Assessment Tool (KMAT)

Sumber : Arthur Andersen (1999)


Menurut Andersen (1999), knowledge management assessment tool (KMAT) adalah sebuah alat instrument untuk mengevaluasi dan mendiagnosa suatu perusahaan sudah sejauh mana menyadari kekuataan dan peluang mereka dalam mengatur knowledge yang dimiliki. Model KMAT memiliki lima elemen yang terdiri dari leadership, culture, measurement, technology dan prosess yang berperan membantu dalam proses pengaturan knowledge di perusahaan.

1.Leadership berperan untuk mengerti tentang strategi dan bagaimana perusahaan mendefinisikan bisnis dan penggunaan knowledge untuk memperkuat kekuatan penting yang mereka miliki.

2.Culture berperan untuk merefleksikan bagaimana fokus perusahaan dan mempromosikan proses pembelajaran serta inovasi termasuk seluruh aksi untuk memperkuat kebiasaan yang terbuka untuk berubah dan mendapatkan knowledge yang baru.

3.Measurement berperan untuk pengukuran aset intelektual dan bagaimana cara mendistribusikan sumber daya untuk menambah knowledge menjadi semakin tumbuh dan berkembang di perusahaan.

4.Technology berperan bagaimana perusahaan melengkapi para anggota perusahaan sehingga mereka dapat berkomunikasi dengan mudah dan cepat.

5.Process merupakan langkah yang dilakukan oleh perusahaan untuk menciptakan, mengidentifikasi, mengumpulkan, mengadaptasi, mengorganisir, menyimpan, menggunakan serta menyabarkan knowledge yang penting di perusahan untuk menambah nilai bagi perusahaan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa semua elemen dalam KMAT harus dilakukan secara berkesinambungan dalam menciptakan organizational learning yang terus tumbuh dan berkembang di dalam perusahaan sehingga perusahaan akan selalu menjadi organisasi yang terus menerus belajar.

Elemen leadership dari KMAT tidak terlepas dari peran dari top management untuk mendukung terciptanya organizational learning. Menurut Sangkala (2007), agar tercipta kondisi organizational learning yang kondusif tidak terlepas dari peran top management yang direpresentasikan oleh pimpinan dan manajer. Peran tersebut diperlukan oleh organisasi yang memang menginginkan organisasinya menjadi organizational learning. Pimpinan akan menyusun target, mengembangkan strategi, mengkomunikasikan visi dan mengaitkan karyawan dengan departemennya. Perubahan merupakan tujuan utamanya, sehingga dapat menggalang seluruh bagian dalam organisasi ke arah tujuan yang diinginkan dengan cara yang lebih cepat.

Elemen culture dari KMAT secara tidak langsung akan terbentuk melalui tindakan top management melalui upaya change management untuk merubah prilaku, pola pikir dan tindakan yang belum berorentasi knowledge menjadi berorentasi knowledge. Menurut Sangkala (2007), organizational learning culture menekankan pada pentingnya pembelajaran yang terus menerus dilakukan pada semua tingkatan, fungsi dan divisi organisasi. Pembelajaran berarti setiap orang bertanggung jawab sebagai komponen kunci setiap pekerjaan, bagian integral dari seluruh operasional organisasi.

Organizational learning culture mendorong individu dan tim tumbuh dan berkembang melalui kreativitas, tim kerja dan perbaikan yang kontinu.
Elemen measurement dari KMAT dilakukan untuk mengukur pencapaian dari hasil KMS. Secara spesifik, tanpa sukses yang terukur, top management tidak akan dapat menjelaskan bagaimana suatu knowledge management systems perusahaan bekerja, apa saja manfaat yang diberikannya, apa hambatannya, serta bagaimana strategi dan implementasi knowledge management itu dapat disempurnakan.

Knowledge management systems harus mampu menunjukkan kontribusinya bagi pencapaian tujuan bisnis perusahaan. Tanpa menunjukkan sukses yang dapat diukur, antusiasme dan dukungan untuk knowledge management nampaknya tidak akan berlangsung lama.

Elemen technology dari KMAT merupakan salah satu komponen utama yang membentuk knowledge management systems. Perancangan teknologi sebaiknya dilakukan jika kebijakan, strategi, tahapan dan prioritas implementasi knowledge management itu sudah jelas, sulit mendefinisikan arsitektur infrastruktur knowledge management yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang. Strategi dan kebijakan yang jelas juga akan membantu pengembang sistem dalam merumuskan persyaratan sistem yang akan dibangun.

Elemen process merupakan salah satu pendekatan yang berpusat kepada manusia dengan menumbuhkan culture yang kondusif terhadapnya berjalannya proses-proses di dalam knowledge management.