Knowledge Maturity Model

The maturity model 5iKM3 has been evolved by keeping in mind all these aspects of knowledge management. this framework describes each state of maturity and addressess the objective od each state. Futher, it is able to relate the KM initiatives with the percieved business benefits of each states.


To benchmark KM maturity, five stages of maturity have been identified :
1. Intial - Organization has no formal processess for using organizational knowledge effectively for business delivery.
Organization speak - "We may have lots of knowledge but we do not know how to harness it in a structured manner for business benefits".

2. Intent - organization realizes the potential in harnessing its organizational knowledge for business benefits.
Organization speak - "We know we have lots of knowledge and we are moving in the direction of harnessing the same".


3. Initiative - Organization have knowledge-enabled their business process and are observing its benefits and business impacts.
Organization speak - "We need to leverage knowledge from all the touch points and we have made a start; however we are cautious"

4. Intelligent - Organization has matured collaboration and sharing throughout the business process that results into collective and collaborative organizational
Organization speak - "We are able to harness knowledge from all the touch points in the organization and realizing the business benefits out of it".

5. Innovative - Organizational knowledge leads to consistent and continous process optimisation giving it a business edge.
Organization speak - "We have institutionalised the knowledge and are able to innovate and optimise the business process".

these states of KM maturity can be achieved thrrough consistent and concentrated efforts. To sustain continuos growth, one needs to progress step by step to attain the higher levels of knowledge maturity. Futher,there cannot be a short cut to reach the highest maturity state - innovative.

From : TATA Consultancy Services

Knowledge Maps

Knowledge maps merupakan representasi dari keahlian dan ilmu secara grafis, termasuk didalamnya knowledge assets, knowledge resourse, knowledge structure atau knowledge application. (Probst)

Knowledge maps berguna untuk meningkatkan kejelasan dan mendukung identifikasi sumber knowledge, serta memungkingkan user mengklasifikasi knowledge dengan yang baru dengan knowledge yang ada, serta untuk menghubungkan tugas dengan keahlian atau knowledge assets yang diperlukan. Knowledge maps dapat diklasifikasikan kedalam kelompok yang berbeda sesuai dengan knowledge tersebut.

Setiap informasi yang ada didalam knowledge maps dapat dikomputerisasikan dan diatur menurut berbagai kriteria dan direpresentasikan secara visual dengan bantuan computer graphics. Hal tersebut mempermudah akses terhadap knowledge yang telah diformulasikan dan memungkinkan knowledge tersebut diakses oleh sejumlah orang kapanpun dan dimanapun.

Salah satu bagian dari knowledge maps adalah knowledge topographies. Knowledge topographies mengidentifikasi orang yang memiliki dan menguasai keahlian dan knowledge tertentu, serta mengidentifikasi level dari knowledge yang mereka kuasai. Knowledge topographies memberikan panduan yang cepat untuk mendapatkan informasi mengenai siapa yang mengetahui informasi apa dan level berapa informasi yang dimilikinya tersebut. Berikut ini gambar knowledge topographies yang dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Gambar KnowledgeTopographies
Sumber : Probst., et. al., (2000)

Tacit dan Explicit Knowledge

Terdapat ada dua jenis knowledge yang terdapat pada perusahaan adalah sebagai berikut : (Widayana)
1.Tacit Knowledge adalah knowledge yang sebagian besar berada dalam perusahaan. Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap. Tacit knowledge sangat sulit untuk dipindahkan kepada orang lain, karena knowledge tersebut tersimpan dalam perusahaan sesuai dengan kompetensinya.
2.Explicit Knowledge adalah knowledge dan pengalaman tentang “bagaimana untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis. Contoh : sebuah buku petunjuk pengoperasian sebuah mesin atau penjelasan yang diberikan oleh seorang instruktur dalam sebuah program pelatihan.

Menurut Nonaka dan Hirotaka, suatu perusahaan perlu memiliki explicit knowledge (know how) dan tacit knowledge (know why). Dan perusahaan tersebut dinilai memiliki explicit knowledge jika setiap anggota perusahaan telah mampu mengoperasionalkan sistem dan prosedur perusahaan dengan baik, dan pada akhirnya para anggota akan memiliki potensi untuk memahami dan menguasai teori-teori maupun prinsip-prinsip yang lebih universal (know why). Selanjutnya, tacit knowledge yang dimiliki suatu perusahaan sebenarnya merupakan cerminan dari penguasaan knowledge yang dimiliki para anggotanya. Tacit knowledge yang dimiliki setiap individu bersifat virtual, yang lebih sulit diwujudkan dalam perusahaan, namun merupakan sumber potensial suatu perusahaan.

Sebuah perusahaan yang ingin menjadi “knowledge-creating company” haruslah menempatkan proses penciptaan knowledge di tengah-tengah strategi sumber daya manusianya. Memadukan seluruh tacit knowledge dan explicit knowledge dalam berbagai tingkatan, merupakan sistem dan mekanisme yang diciptakan oleh knowledge management. Perpaduan itu, akhirnya bermuara menjadi knowledge yang explicit, yaitu menjadi knowledge yang dapat diungkapkan, didokumentasikan dan dilakukan kodifikasi. Akhirnya, knowledge itu setiap saat dapat dimanfaatkan dan dipahami oleh semua orang untuk diterapkan. Proses konversi knowledge terjadi melalui proses interaksi (berbagi knowledge) diantara anggota-anggota perusahaan, sehingga terjadi konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge (dan sebaliknya) secara fundamental dan terus menerus melalui proses socialisation, externalization, internalization dan combination. Adapun gambar yang menjelaskan mengenai pengkonversian knowledge yang dapat dikonversi melalui empat jenis konversi dapat dilihat melalui gambar (Empat Model Konversi Knowledge)berikut ini.

1.Socialisation merupakan proses berbagi knowledge, berbagi visi dan berbagi model mental antar anggota perusahaan (connect people to people) untuk menciptakan knowledge yang baru. Sharing dan penciptaan tacit knowledge melalui interaksi dan pengalaman langsung. Tacit knowledge disampaikan melalui proses sosialisasi dalam tim kerja (coaching), proses diskusi dan kemudahan seseorang untuk menghubungi rekan kerja yang mempunyai kompetensi atau keahlian dalam satu bidang.

2.Externalisation merupakan pengartikulasian tacit knowledge menjadi explicit knowledge melalui proses dialog dan refleksi. Dengan kata lain, Menerima dan membagikan knowledge yang dimiliki seorang individu kepada orang lain agar menjadi explicit. Konsep atau ide yang dimiliki anggota perusahaan dicoba dioperasionalkan, bisa melalui proses learning by doing, untuk menghasilkan technical know-how yang baru. Hal ini dapat terjadi melalui proses on the job training atau simulasi praktikal.

3.Combination merupakan proses konversi dari explicit knowledge menjadi explicit knowledge yang baru sistemisasi dan pengaplikasian explicit knowledge dan informasi. Pada proses combination memanipulasi explicit knowledge yang dimiliki para individu-individu dengan cara menyortir, menambahkan atau mengkombinasikan diantara beberapa explicit knowledge, menjadi explicit knowledge yang baru. Hal ini dapat terjadi misalnya melalui melalui proses on the job training atau berbagi knowledge dan praktek lapangan.

4.Internalisation merupakan proses pembelajaran dan akuisisi knowledge yang dilakukan oleh semua anggota perusahaan terhadap explicit knowledge yang disebarkan ke seluruh perusahaan melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit knowledge anggota perusahaan. Pada akhirnya, knowledge yang bersifat explicit tersebut dapat dipelajari, dipahami dan dikembangkan sesuai dengan kemampuan masing-masing individu. Knowledge yang telah mengalami proses internalisation, kembali menjadi tacit knowledge, yang kemudian perlu diubah kembali menjadi explicit knowledge, demikianlah seterusnya. Melalui siklus ini, dari waktu ke waktu aset knowledge perusahaan akan semakin menjadi kaya dan berkembang.

Diagram DIKW

Transisi dari data ke wisdom tersebut digambarkan dalam bentuk hirarki seperti gambar yang ditunjukkan dibawah ini. Understanding mendukung transisi tersebut namun tidak merupakan level tersendiri dalam hirarki DIKW (Tobing).


Data
Data merupakan sekumpulan fakta yang data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga masih perlu diolah lebih lanjut serta tidak berarti bagi pemakai.


Informasi
Menurut O’Brien (2005), informasi merupakan data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai tertentu.

Menurut Davenport dan Prusak (Tobing, 2007), proses perubahan data menjadi informasi dilakukan melalui beberapa tahapan yang dimulai dengan huruf C, yaitu :
1.Contextualized : memahami manfaat data yang dikumpulkan.
2.Categorized : memahami unit analisis atau komponen kunci dari data.
3.Calculated : menganalisis data secara sistematik atau secara statistik.
4.Corrected : menghilangkan kesalahan (error) dari data.
5.Condensed : meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat dan jelas.

Knowledge
Menurut Probst., et. al., (2000), knowledge adalah seluruh kesadaran jiwa dan keahlian-keahlian yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah. Kesadaran dan keahlian tersebut termasuk teori-teori dan praktiknya, serta peraturan dan instruksi-instruksi suatu aksi. Knowledge ada berdasarkan pada data dan informasi, tetapi knowledge juga terbatas pada setiap orang. Knowledge dibangun oleh individu-individu dan menggambarkan kepercayaan tiap orang tentang suatu hubungan kausal.

Menurut Davenport dan Prusak (Tobing, 2007), proses transformasi informasi menjadi knowledge juga melalui empat tahapan yang dimulai dengan huruf C, yaitu :
1.Comparasion : membandingkan informasi pada situasi tertentu dengan situasi-situasi yang lain yang telah diketahui.
2.Consequences : menemukan implikasi-implikasi dari informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan dan tindakan.
3.Connections : menemukan hubungan-hubungan bagian-bagian kecil dari informasi dengan hal-hal lainnya.
4.Conservations : membicarakan pandangan, pendapat serta tindakan orang lain terkait informasi tersebut.

Understanding
Menurut Bellinger., et. al., (Tobing, 2007, p18), understanding merupakan proses melalui mana kita memperoleh knowledge dan melakukan sintesa untuk menciptakan knowledge baru. Masih menurut Bellinger., et. al., perbedaan antara understanding dengan knowledge adalah analog dengan perbedaaan “belajar” dan “mengingat”. Orang yang memiliki understanding dapat melakukan tindakan-tindakan yang bermanfaat karena mereka dapat melakukan sintesa untuk menciptakan knowledge yang baru atau paling tidak informasi baru, dari apa yang sebelumnya mereka ketahui dan mengerti. Sehingga understanding dapat dibangun berdasarkan informasi, knowledge atau bahkan berdasarkan understanding yang saat ini dimiliki.

Wisdom
Menurut Davenport dan Prusak (Tobing, 2007), knowledge sebagaian ditarik dari pengalaman, yang akan menghasilkan sound judgement dan wisdom. Sehingga wisdom merupakan knowledge yang digunakan dalam membuat keputusan-keputusan yang menyangkut masa depan.

Menurut Ackoff (Tobing, 2007), karakteristik dari wisdom adalah :
1.Wisdom merupakan tingkat pemahaman dan kesadaran (consciousness) yang tertinggi dari manusia.
2.Wisdom merupakan jawaban terhadap permasalahan manusia yang dalam periode waktu tertentu belum terjawab.
3.Wisdom berada dalam jiwa (soul) dan pikiran (mind), yang hanya dimiliki oleh manusia. Soul merupakan bagian yang bersifat ilahi/spiritual dari manusia yang tidak dimiliki oleh ciptaaan yang lain.
4.Wisdom mengandung etika dan moral.

Connectedness
Menurut Tobing (2007), connectedness yang berada dalam sumbu vertikal dari hirarki DIKW menggambarkan tingkat integrasi dari unsur-unsur yang membentuk data, informasi, knowledge dan wisdom. Data yang merupakan elemen DIKW yang tingkat integrasi atau kohesivitas unsur-unsur pembentuknya paling rendah. Data merupakan kumpulan berbagai fakta dan rekaman transaksi yang masih terpisah satu sama lain.
Tingkat kohesivitas dari unsur-unsur dari pembentuk informasi lebih tinggi dari pada data. Pada level informasi sudah ditemukan relasi antar unsur-unsur pembentuknya. Selanjutnya level kohesivitas meningkat pada knowledge, pada level knowledge ini, sudah ditemukan formasi dan gambar yang utuh dari unusr-unsur yang membentuknya. Tingkat kohesivitas yang paling ditemukan pada wisdom. Pada level wisdom ini, selain gambar utuh yang sudah diperoleh, unsur-unsur yang membentuknya sudah terikat pada satu kesatuan formasi yang utuh dan saling terkait dengan solid.